통제의 요건

유능한 관리자는 계획을 달성할 수 있도록 도와줄 적절하고 효과적인 통제시스템을 갖기를 원합니다.

관리자가 사용하는 통제가 때로는 그들이 해결하려고 하는 특정한 작업과 사람에 맞도록 설계되지 않아 적절한 통제를 하는데 어려움이 있습니다. 통제의 기본과정과 근본요소는 보편적인 반면, 실제 통제를 하는 시스템은 특정한 설계를 필요로 합니다. 

 

통제를 하기 위해서는, 그 통제시스템은 특별히 대상에 맞춰 설계되지 않으면 안 됩니다. 즉 통제는 계획과 직위에 따라서 또 개별관리자와 효과적이고 효율적인 그들의 성격에 따라서 그리고 효율성과 효과성의 필요에 따라서 이루어져야 합니다. 

 

계획과 직위에 따른 통제

 

모든 통제기법과 시스템은 조직의 목표를 달성하기 위해 수립한 계획이 반영되어야 합니다. 이들 계획들은 계획의 종류와 양상에 따라서 독특한 성격을 가지고 있습니다.

 

따라서 특정의 계획이 어떻게 진척되고 있는가를 알기 위해서는 업무진행에 관한 정보가 관리자에게는 절실히 필요합니다.

 

예를 들면 마케팅계획의 업무진행에 필요한 정보는 생산계획의 진척상황을 검토하기 위해서 요구되는 정보와는 다른  것이 입니다. 즉 통제는 수립된 계획에 따라서 적절하게 설계된 통제시스템에 의해 이루어져야 합니다. 

 

통제는 직위의 계층과 특성에 따라서 이루어져야 합니다. 생산담당본부장이 무엇을 할 것인가 하는 것은 일선 공장의 감독자가 수행하는 업무와는 전혀 다른 것입니다.

 

그리고 마케팅부서에 대한 통제가 자금부와 구매부에 대한 통제에 적용될 수 없습니다. 통제의 본질은 계획의 특성과 구조를 잘 반영하고 있는 통제일수록 더욱 효과적인 통제가 가능합니다.

 

예산, 표준시간, 원가, 재무비율과 같은 통제기법들은 여러가지의 상황에 일반적으로 적용시킬 수 있습니다. 그러나 광범위하게 사용되는 이러한 기법들이라 해도 어떤 주어진 상황에든 완전하게 적용될 수는 없습니다.

 

관리자는 통제를 요구하는 그들의 계획과 운영에 중요한 요소를 항상 염두에 두고, 각 계획과 운영에 적합한 기법과 정보를 적용해야 합니다. 

 

개별 관리자에 따른 통제

 

통제는 또한 개인적 관리자에게도 적용될 수 있어야 합니다. 통제시스템과 정보는 물론 개별관리자들이 그들의 통제기능을 수행하는 것을 돕기 위한 것입니다.

 

만약 관리자들이 통제시스템과 정보를 이해할 수 없거나 이해하지 않으려 한다면 그것들은 쓸모없이 될 것입니다. 경험과 관리지식을 풍부하게 가진 사람일지라도 전문가의 복잡한 통제기법을 이해하지 못해 흥미를 잃을 수도 있습니다.

 

변동예산수립이나 네트워크 계획화같은 정교한 계획 및 통제기법은 사용할 관리자가 이해할 수 없거나 너무 복잡한 시스템으로 보이기 때문에 실무에 적용하지 못할 수도 있습니다.

 

이런 분야의 전문가들은 지나치게 통제기법에 대한 전문성을 나타내기보다는 그 즉석에서 관리자가 이해할 수 있는 수준으로 통제시스템을 설계함으로써 그들이 쉽게 사용할 수 있도록 해야 합니다. 

통제의 경제성 

 

통제는 통제비용에 준하는 가치를 지녀야 합니다. 이 요건은 비록 간단한 것이지만 실무에 적용하는 데는 종종 어려움이 따릅니다. 관리자는 특정 통제시스템이 어떤 가치를 지니는지 또는 어느 정도의 비용이 드는지를 확인하기가 매우 어렵습니다.

 

경제성은 상대적인 개념입니다. 왜냐하면, 통제로부터 얻은 이익은 활동의 중요성, 운영의 규모, 통제부재로 말미암아 발생할 비용 그리고 그 시스템의 공헌도에 따라 다양하기 때문입니다. 

 

통제시스템의 제한요소중  하나는 비용입니다. 통제에 소요되는 비용 때문에 주요한 요인만을 통제하려는 관리자의 선택에 상당 부분을 의존하고 있습니다.

 

만약 직무나 기업의 규모에 따라서 통제가 이루어진다면 경제적일 것입니다. 많은 비용과 노력이 소요되는 통제시스템을 구비할 수 있다는 것은, 대기업이 누리는 규모의 경제 중의 하나입니다.

 

그러나, 대규모 조직 내에는 문제의 크기, 보다 광범위한 계획화분야, 계획조정의 어려움, 부실한 관리, 커뮤니케이션 등으로 인하여 비용이 많이 드는 통제를 요하게 됨으로 소규모 기업에서의 보다 규모가 작은 통제와 비교해  볼 때 통제의 전반적 효율성이 떨어지게 됩니다.

 

최소의 비용으로 계획으로부터의 실재적, 잠재적 편차의 원인을 밝힐 수 있을 때 통제기법과 접근방법은 효율적이 됩니다.

 

통제의 객관성

 

관리에는 불가피하게 관리자의 주관적인 요소가 개입되기 쉽습니다. 그러나 부하가 직무를 잘 수행하는지의 여부가 주관적으로 결정되는 문제가 되어서는 안됩니다.

 

주관적인 통제가 이루어지는 곳에서는 관리자 또는 부하의 성격이 성과를 판단하는데 영향을 미쳐 성과의 측정이 정확하지 않게 될 수 있습니다.

 

특히 표준치와 측정치가 주기적인 점검을 통해 최신의 상태를 유지하는 경우에 주관적인 통제가 되기 쉽습니다. 이 요건은 효과적인 통제가 요구되는 목표, 정확성, 적절한 표준치를 정해두고 이 기준에만 충실하게 통제하는 것이 필요합니다. 

 

통제의 융통성

 

통제는 변경된 계획, 예기치 않았던 상황, 치명적인 실패에 직면하더라도 실행될 수 있어야 합니다. 즉, 통제가 실패 또는 예기치 않은 계획의 변경에도 불구하고 유효한 것이 되려면 융통성이 있어야 한다는 것입니다. 

 

예산제도는 일정 수준의 경비를 나타내며, 관리자에게 노동자를 고용하고 재료와 서비스를 구매할 수 있는 권한을 허용합니다.

 

통상적인 경우이지만 예산이 어떤 판매 수준의 예측에 근거를 둔 경우, 실제 판매규모가 그 예측된 수준보다 훨씬 상회하거나 미달하게 된다면 그 예산은 통제시스템으로서의 의미를 상실하게 될 것입니다. 이러한 경우에는 판매계획을 조정하는 것이 필요하고 조정된 판매계획에 따른 통제의 융통성도 발휘되어야 합니다. 

 

수정조치에 이르는 통제

 

적절한 통제시스템은 실패가 어디에서 일어나며 누가 스 실패에 대해 책임이 있는가를 밝혀주고 거기에 대하여 어떤 수정조치를 취할 수 있도록 명확한 해답을 줍니다. 통제는 계획으로부터의 편차가 적절한 계획, 조직, 인사의 충원과 배치 및 지휘를 통해서 수정될 때에만 그 기능을 수행하게 됩니다.