통제 시스템의 종류

사후통제

 

사후통제는 조직이 활동한 결과에 따라서 통제하는 것으로 피드백 통제 시스템이라고도 한다. 관리적 통제는 본질적으로 물리적, 생리적 시스템이나 사회적 시스템 등에서 통제되는 것과 동일한 기본적인 절차와 같은 과정으로 이루어집니다.

많은 시스템들은 표준으로부터의 편차를 나타내주고 변화를 일으키는 정보 피드백 시스템을 통해 스스로를 통제합니다. 바꾸어 말해서 스스템은 성과를 표준과 비교하고 수정조치를 만들어내는 정보를 피드백하기 위해 그들 에너지의 일부를 사용하는 피드백 시스템으로 인식되고 있습니다.

 

관리적 통제 속에 포함되어 있는 피드백 과정을 살펴보면 명확히 알 수 있습니다. 이 시스템은 통제를 단순히 표준을 설정하고, 성과를 측정하며, 편차를 수정하는 문제로 간주하기보다는 보다 복잡하고 실제적인 상황을 나타내 주고 있습니다. 

 

관리자들은 실제 성과를 측정하여 이 측정된 것을 표준과 비교하여, 편차를 규명하고 분석합니다. 그러나 필요한 수정을 하기 위해서 그들은 수정조치를 위한 프로그램을 개발해야 하며 바람직한 성과에 도달하기 위해 이 계획을 실시해야 합니다. 

 

동시통제 

 

동시통제는 경영활동이 이루어지고 있는 과정에서 통제를 하므로 즉시정보 통제 시스템이라고도 합니다. 컴퓨터의 사용 및 전자 장치에 의한 자료수집 및 송달, 저장으로부터 발생하고 있는 흥미 있는 진보의 하나가 즉시정보 시스템의 개발입니다.

 

이것은 무엇이 발생하고 있는 동안에 그 일어나고 있는 것이 무엇인가를 즉시에 알려주는 정보통제 시스템입니다. 많은 경영활동에 대해 이처럼 즉시정보를 얻는 것은 다양한 수단을 통해 기술적으로 가능한 것입니다. 

 

수년간 항공사들은 빈 좌석에 대한 정보를 얻기 위해 탑승인원, 여행구간, 날짜 등을 단순히 기억장치에 입력하기만 하면 즉시 이용가능한 좌석이 있는지의 여부를 알려주는 이 장치를 이용해 왔습니다.

 

슈퍼마켓과 백화점은 재고, 판매, 총수익 및 기타 자료를 발생하는 대로 얻을 수 있는 중앙자료저장 장치에 즉시 모든 판매자료를 송달하는 전자현금수납기를 이용하고 있습니다.

 

공장관리자는 현재 달성하고 있는 생산량, 투입한 노동시간 및 어떤 프로젝트를 제조과정에 반영하는 것이 시기적으로 적절한지에 관한 것과 같은 일들에 대해 생산계획의 현상태를 언제라도 보고할 수 있는 시스템을 가질 수 있게 되었습니다. 

 

사전통제

 

경영활동에 들어가기 이전에 통제하는 것으로 피드퍼워드 통제 시스템이라고도 합니다. 관리통제과정에서의 시간의 지체는 통제가 효과적이 되기 위해서는 미래 지향적이어야 함을 보여주고 있습니다.

 

그것은 어떤 시스템의 산출물로부터의 피드백을 사용하는 문제와 이 산출물을 통제하는 한 수단으로써 사후에 측정하는 문제점에 대한 개선점을 나타내고 있습니다.

 

또한 그것은 회계보고서로부터 받는 자료들과 같은 사후에 보고되는 역사적 자료의 결함이 있었기 때문입니다. 그러나 역사적 자료가 지닌 어려움의 하나는 7월에 행해진 어떤 결과로 인하여 10월에 금전손실이 있었음을 11월에 경영자에게 보고한다는 데 있습니다. 이렇게 늦게야 받게 되는 그런 정보는 관리자를 괴롭게 만드는 지나간 사실에 불과한 것입니다. 

 

관리자가 효과적인 통제를 하는 데 필요한 것은, 제시간에 적절한 조치를 취할 수 있도록 현재 어떤 조치를 취하지 않을 경우 문제가 발생할지의 여부를 말해줄 수 있는 시스템이 피드퍼워드통제 시스템입니다.

 

시스템이 산출하는 것을 확인하는 피드백 통제 시스템은 통제에 대해 충분하지 못합니다. 한마디로 사후약방문 격이 됩니다. 이런 종류의 피드백은 사후적인 것에 불과하며, 아무도 이미 지난 것을 변경할 수밖에 없습니다. 

미래 지향적 통제를 소홀히 한다고 해서 아무런 통제를 받지 않는 것을 의미하는 것은 아닙니다. 많은 관리자들이 실제 행하고 있는 한 가지 보편적인 방법은 신중하고 반복적인 예측을 통해서입니다.

 

이러한 예측은 가장 최근의 이용가능한 정보를 사용하며, 바라는 바를 예측치와 비교해 보고, 이 예측이 확실하게 될 수 있도록 계획변경을 하는 것 등으로 반복하게 됩니다.

 

예를 들면, 어떤 회사가 판매액이 기대 수준 이하로 될 것이라는 판매액 예측을 할 수 있습니다. 이런 경우, 관리자는 이 예측되는 판매액을 증대시키기 위해 신상품을 소개하거나, 광고, 판촉 등을 위한 새로운 계획을 개발하게 될 것입니다. 

 

간단한 피드백 시스템은 어떤 과정의 산출물을 측정한 후 이 정보를 시스템 내로 환류시키거나, 또는 소망하는 산출물을 얻기 위해 수정조치로 투입과정에 환류시킵니다.

 

대부분의 관리문제를 놓고 볼 때, 수정과정에서의 시간지체로 말미암아 이것만으로는 충분한 것이 못됩니다. 피드퍼워드 시스템은 투입물이 계획된 것인지를 확인하기 위하여 과정에 투입하는 것을 감시하는데, 이때 만일 투입품이 사전에 계획되었던 것이 아니면 그 투입품이나 과정은 바라는 결과를 얻기 위해서 변경됩니다. 

 

어느 면에서는 피드퍼워드 통제시스템이 실제로는 일종의 피드시스템이라고 말할 수도 있을 것입니다. 이는 정보의 피드백은 수정조치가 시스템의 산출물에 영향을 주기 이전에 이루어질 수 있도록 하는 시스템의 투입측면에 있는 것입니다. 

 

그러나 피드퍼워드 시스템을 사용한다 하더라도 최종산출물이 항상 정확히 바라던 것이 되리라는 확신을 줄 만큼 잘 이루어질 것으로 기대할 수 있는 통제시스템은 없기 때문에 관리자는 여전히 그 시스템이 생산하는 최종산출물을 측정해보고자 하는 문제점을 가지고 있습니다. 

 

유능한 관리자는 계획을 달성할 수 있도록 도와줄 적절하고 효과적인 통제시스템을 갖기를 원합니다. 관리자가 사용하는 통제가 때로는 그들이 해결하려고 하는 특정한 작업과 사람에 맞도록 설계되지 않아 적절한 통제를 하는 데 어려움이 있습니다.

 

통제의 기본과정과 근본요소는 보편적인 반면, 실제 통제를 하는 시스템은 특정한 설계를 필요로 합니다. 통제를 하기 위해서는 그 통제 시스템은 특별히 대상에 맞춰 설계되지 않으면 안 됩니다. 즉 통제는 계획과 직위에 따라, 또 개별관리자와 효과적이고 효율적인 그들의 성격에 따라, 그리고 효율성과 효과성의 필요에 따라 이루어져야 합니다.