경영관리에서 통제 시스템

관리기능에 있어서 통제기능이란 기업이 목표를 달성하기 위해서 설정해 놓은 계획이 이루어지도록 경영활동 과정에서 업무의 성과를 측정하여 계획대로 업무가 진행이 되었으면 적절한 모티베이션을 부여하고 그렇지 못했을 때에는 계획을 수정하여 업무를 추진하는 것입니다.

따라서 통제기능은 관리기능의 순환에서 가장 먼저 이루어지는 계획과 밀접한 관계를 가지고 있습니다. 목표와 계획이 없이는 통제기능은 존재할 수 없습니다.

 

왜냐하면 업무의 성과는 미리 설정해 놓은 목표달성의 평가기준에 의해서 비교되어야 하기 때문입니다. 

 

통제는 최고경영자로부터 일선 감독자에 이르기까지 모든 관리계층의 관리자가 수행하는 기능입니다.

 

일반적으로 통제는 최고경영층이나 중간경영층에만 통제의 권한과 책임이 있는 것으로 생각하지만 통제를 하는데 있어서 일차적인 책임이 계획의 집행에 있는 만큼 모든 관리계층의 관리자에게 통제기능은 필수적인 관리기능입니다. 

 

통제과정

 

관리에 있어서 기본적인 통제과정은 장소와 대상에 관계없이 표준의 설정, 성과의 측정, 표준과 계획으로부터의 편차수정이라는 세 단계로 이루져 있습니다. 

 

표준의 설정

 

통제의 기준은 목표달성을 위한 계획에 기초를 두고 있기 때문에 통제절차의 첫 단계는 계획을 수립하는 것입니다. 기업목표를 달성하기 위한 계획은 일반적으로 그 세부내용이 다양하고 복잡하기 때문에 관리자가 전반적인 계획의 진척상황을 체크할 수 없기 때문에 계획의 특성에 맞는 일정한 성과의 표준을 설정합니다.

 

표준이란 업무의 성과를 측정하기 위해 설정한 기준을 말합니다. 통제과정에 있어 이러한 표준은 계획을 추진하는 과정에 있어 중요한 포인트가 되는 단계에서 체크됨으로써 계획실행의 모든 과정을 보지 않고도 업무가 어떻게 진척되고 있는가를 알려줍니다. 

 

관리의 통제를 이해 설정할 수 있는 표준으로는 여러 가지가 있습니다. 그러나 검증이 가능한 목표를 수립할 때 표준의 설정도 단순화시킬 수가 있습니다. 

 

성과의 측정

 

계획한 목표가 성공적으로 달성되고 있는가는 업무수행과정에서 반드시 점검되고 평가가 이루어집니다. 표준에 대한 업무성과의 편차가 발생하기 이전에 가능한 한 미리 예측을 하여 적절한 조치를 취함으로써 이를 방지할 수 있도록 하는 것이 필요합니다.  

 

관리자는 이러한 계획과 실행의 편차를 사전에 발견하기 위해서 업무실행의 과정을 다각도로 분석하고 관찰하여 문제점을 찾아내기 위한 통찰력이 있어야 합니다. 

 

적절한 통제의 기준이 되는 표준을 정하고 이 표준이 업무가 어떻게 진행되고 있는가를 판단하는 데 효과적으로 이용할 수 있는 유용한 수단이 된다면 실제로 업무성과를 평가하는 데는 어렵지가 않습니다.

 

그러나 적절한 표준을 결정하기 어렵고  성과를 측정하기 어려운 활동들이 있을 때에는 정확한 업무성과의 평가는 여러 가지 어려움이 따릅니다.

 

예를 들면 어떤 제품을 대량으로 생산하는 공장에서는 작업시간을 표준으로 설정하여 성과를 측정하는 것이 쉬운 일이지만 주문생산을 할 때에는  성과를 측정하는 표준의 설정이 어려워 업무성과의 정확한 평가는 어렵습니다.

 

관리분야의 업무성과에 대한 평가는 생산이나 판매분야보다 작업의 다양성으로 성과의 표준을 정하기는 어렵습니다. 예를 들면 재무나 인사부문의 업무를 통제할 수 있는 표준을 개발하는 것은 쉽지 않습니다.

 

이 부문의 성과는 재무적인 건전성, 노조의 태도, 노사분규, 종업원의 사기와 충성, 모티베이션 등과 같은 애매하고 막연한 표준에 의존하고 있습니다. 

 

편차의 수정

 

표준을 설정해 놓고 수행된 업무의 성과를 측정하여 표준과 성과를 비교하여 편차가 있을 때에는 수정을 해야 합니다. 이러한 편차의 수정조치는 자원과 시간을 절약하며 생산성을 높이 수 있는 수단이 됩니다. 

 

업무의 성과가 수립한 계획의 달성을 측정하는 표준에 미치지 못하거나 표준을 초과하는 두 가지 경우가 있습니다. 관리자는 표준과 성과를 비교하여 이와 같은 두 가지의 편차에 대해 왜 이러한 상황이 발생했는지 명확한 분석을 해서 수정조치를 취해야 합니다.

 

표준은 업

무성과의 다양한 특성을 집약한 것이므로 성과가 적절하게 측정만 된다면 편차의 수정은 어렵지 않습니다. 관리자는 편차의 수정을 수립한 계획을 바꾸거나 목표를 변경함으로써 수정조치를 할 수 있습니다. 

주요 통제점

 

표준은 업무성과를 측정하는 척도입니다. 경영활동이 복잡하지 않은 단순한 경우에는 경영자가 업무가 진행되는 과정을 주의 깊게 관찰함으로써 통제가 가능합니다.

 

그러나 대부분의 경우, 경영활동은 복잡하고 목표를 달성하는 과정에서는 여러 부문들이 상호관련된 업무들을 수행하고 있으므로 전 과정을 관찰하면서 통제하기는 불가능합니다. 

 

경영자는 이러한 통제업무뿐만 아니라 기업경영과 관련된 여러 가지 업무를 수행애야 하기 때문에 시간적으로도 통제업무에만 매달릴 수는 없습니다.

 

따라서 경영자는 업무수행과정에서 특별히 주의할 지점을 선택하고 전체의 운영과 목표가 제대로 이루어지고 있는지 확인하기 위해 이 점들을 지켜보아야 합니다. 

 

통제를 하기 위해서 선정된 주요 통제점은 업무진행의 핵심적인 것이어야 하며, 계획이 제대로 이루어지고 있는지의  여부를 다른 요인이나 지점보다 더 잘 나타내 줄 수 있어야 합니다.

 

이러한 주요 통제점이 있기 때문에 경영자들은 보다 많은 부하들의 집단을 통제할 수 있고, 통제의 폭을 증가시킬 수 있으므로 원가절감과 의사소통의 개선을 가져오게 됩니다.

 

이러한 주요 통제점은 경영활동의 다양한 특수성, 제품과 작업의 다양성 및 수많은 계획들 때문에 모든 관리자들에 적용할 수 있는 일정한 통제목록은 존재하지 않습니다.