경영관리에서의 커뮤니케이션

커뮤니케이션은 인간의 사회생활에 있어서 서로 간에 자기의 의사를 다른 사람에게  전달하는 것으로써 항상 이루어지며 필수적인 것입니다. 

이러한 커뮤니케이션은 사회가 발전하고 복잡해짐에 따라서 정보의 양이 폭발적으로 증가함으로써 그 중요성은 보다 더 증가하고 있습니다.  

 

특히 공동의 목표를 효과적으로 달성하기 위해서는 조직 내의 각 부서와 구성원 간의 커뮤니케이션이 원활하게 이루어져야 함은 말할 필요가 없습니다.  

 

커뮤니케이션이 조직 속에서 원활하게 이루어지기 위해서는 커뮤니케이션 과정에 참여하는 요소들, 즉 송신자, 메시지, 수신자가 커뮤니케이션 과정에서 어떤 역할을 하는지를 충분히 이해하고 참여할 때 가능합니다.  

 

커뮤니케이션은 조직 내에서 구성원들이 목표를 향해 행동을 통일시키는 수단이 됩니다.  따라서 커뮤니케이션은 행동을 조정하고 행동의 변화에 영향을 주며, 정보를 생산적인 것으로 만들며, 목표를 달성하는 수단이 됩니다.  이러한 커뮤니케이션은 학교, 교회, 정부, 기업 등 사회의 모든 조직과 단체에서 이루어지고 있으며, 또한 중요한 것입니다.  

 

커뮤니케이션의 중요성 

 

조직이 공동의 목표를 달성하기 위해서 활동을 하는 데 있어서 커뮤니케이션의 중요성은 일찍부터 강조되어 왔습니다.  예를 들면, 일찍이 바너드 커뮤니케이션을 조직의 공동목표를 달성하기 위해서 조직에 참여하는 구성원들을 서로 연결해 주는 수단이라고 했습니다. 

 

이와 같이 조직의 목표를 달성하기 위한 집단활동은 필요한 정보를 서로 주고받는 커뮤니케이션이 없이는 효과적이고 효율적으로 조정과 통제하기가 어렵습니다.  

 

커뮤니케이선은 조직을 이끌어 나가는 경영자와 관리자에게 중요한 요소의 하나입니다.  경영자는 기업의 목표를 효과적으로 달성하기 위해 내부와 외부로부터 필요한 정보를 수집하고 수집한 정보를 분석하여 조직의 각 부서에 필요한 정보를 전달하고 문제를 해결하고 의사결정을 하는 데 활용할 줄 알아야 합니다.  

 

커뮤니케이션이 없이는 집단이나 조직은 존재할 수 없으며, 그들의 목표달성에도 불가능합니다. 특히 조직의 목표를 달성하는 데 적극적으로 참여하도록 구성원에게 영향력을 행사하는 리더십을 발휘하는 데는 꼭 필요한 요소입니다. 

 

커뮤니케이션의 목적 

 

커뮤니케이션의 중요한 목적은 기업이라는 조직의 행동변화를 일으키는 데 있습니다.  기업이 목표를 달성하기 위해 내외적인 상황변화에 적절하게 대응하는 데는 관리행동의 변화를 요구합니다. 

 

관리행동이 변화를 필요로 할 때에는 반드시 여러 부문의 관리기능이 하나의 목표를 향해 통합 조정되어야 합니다.  이러한 관리기능의 통합 조정에 필요한 것이 조직부서간, 개개인 간에 커뮤니케이션이 필요합니다. 

커뮤니케이션의 기능

 

커뮤니케이션은 기업의 내부관리능력과 외부환경과 연결시커주는 역할을 합니다.  경영자는 기업외부의 이해당사자들인 고객의 욕구, 공급자의 이용가능성, 주주의 요구사항, 정부의 규제 및 지역사회의 기업에 대한 관심을 커뮤니케이션에 의하여 정보를 교환합니다. 

 

기업조직은 하나의 개방시스템으로서 외적환경과 상호작용하는데 이것은 커뮤니케이션을 통해서만 이루어집니다. 

 

커뮤니케이션은 조직의 내부적인 관리에 있어서 다음과 같은 네 가지 기능을 가지고 있습니다.

 

1. 행동통제

 

커뮤니케이션은 조직구성원의 행동을 통제하는 기능을 합니다.  조직에는 구성원들이 추종해야만 하는 권한계층과 공식적인 규칙이 존재합니다.  이러한 것들은 구성원들의 행동이 특정한 방향으로 움직이도록 통제를 해줍니다. 

 

예를 들면,  구성원들은 자신의 업무상 문제가 발생하면 직속상관에게 먼저 알려야 하고 또한 자신에게 할당된 직무를 수행해야 하며, 조직에서 시행하는 방침에 따라야 한다는 것을 알고 있습니다. 

 

구성원들은 공식적인 커뮤니케이션을 통하여 자신이 속한 비공식집단내의 커뮤니케이션에 의해서도 구성원들의 행동이 통제되는 경우도 많은데 구성원들에게 전달되어서 이해된 집단의 규범이 그들의 행동을 통제하는 것입니다. 

 

2.  동기유발의 촉진

 

커뮤니케이션은 구성원들의 동기유발을 촉진시키는 작용을 합니다.  커뮤니케이션은 구성원들이 해야 할 일이 무엇이고, 과연 자신이 일을 잘하고 있는지를 알려줄 뿐만 아니라 자신의 직무성과를 개선하기 위해서는 어떻게 해야만 하는지 등을 구체적으로 알려주는 매개체 역할을 하는 것입니다. 

 

구성원들에게 구체적이고 명료한 목표를 설정해 주고, 그러한 목표달성의 진보상황을 피드백해 주면서 바람직한 행동을 계속적으로 강화시키는 것은 동기부여의 기본적인 과정이라고 볼 수 있는데, 이러한 과정상에서 커뮤니케이션은 촉매제 역할을 하게 됩니다.  

 

3.  사회적 욕구의 충족

 

커뮤니케이션은 구성원들이 감정을 표현하고 사회적인 욕구를 충족시키는 돌파구 역할을 합니다.  상당수의 조직 구성원들은 자신이 일하는 작업집단이 다른 사람들과 친교 하는 기본배경이 되기도 합니다. 

 

이경우 사람들은 자신이 속한 집단내에서 이루어지는 커뮤니케이션을 통해서 자신의 감정을 표출하고 다른 사람들과의 교류를 넓혀 나가는 것입니다. 

 

4.  정보전달

 

커뮤니케이션은 개인과 집단에 정보를 전달해 주는 기능을 함으로써 의사결정의 촉매제 역할을 합니다.  다시 말하면, 커뮤니케이션은 선택의 가치가 있는 여러 가지 대안을 파악하고 평가하는 데 필요한 자료를 제공해 줌으로써 의사결정이 원활히 이루어지게 해 줍니다.