경영자가 수행해야 할 가장 중요한 임무는 조직 속에서 함께 일하는 개인들의 역할이 효과적인 성과를 달성할 수 있도록 조직의 환경을 설계하고, 구성원 모두가 달성해야 할 조직의 목표가 무엇인가를 명확히 알고 있는지 그리고 그 목표를 달성할 수 있는 방법을 확실히 이해하고 있는지를 확인하는 것입니다. 집단의 역할과 노력이 조직목표의 달성에 효과적이기 위해서는 집단구성원의 개개인들이 달성해야 할 목표가 무엇인가를 반드시 알고 있어야 하는데 이것이 바로 계획수립의 기본기능입니다.
계획수립의 의미
계획수립은 조직의 임무와 목표를 선택하고 그 목표를 달성하기 위한 미래의 행동방안을 결정하는 것입니다. 따라서 계획수립에는 미래 수행해야 할 여러 행동대안들 가운데서 최선의 대안을 선택하는 의사결정을 요구합니다. 이러한 행동대안의 선택은 미리 결정되어 있는 목표를 달성하는 합리적이고 효과적인 접근방법을 제시해 줍니다. 계획수립에 있어 비록 경영자가 미래를 정확히 예측할 수 없고 통제불가능한 요인들이 장애가 된다고 할지라도 계획을 수립하지 않고 우연에 의존하기보다는 계획수립을 하는 것이 보다 조직의 목표를 효과적으로 달성한다는 기초가 된다는 것은 부인할 수 없습니다.
계획수립의 본질
계획수립은 조직의 목표를 효과적이고 효율적으로 달성하기 위해서 행동지침을 결정하는 일련의 과정입니다. 이러한 계획수립의 본질은 네 가지의 주요한 내용들을 포함하고 있습니다.
목적과 목표의 달성
모든 조직은 목적과 목표를 가지고 행동합니다. 기업의 목적은 양질의 재화와 서비스를 생산하여 시장에 공급하고 이윤을 획득하는 것입니다. 이러한 목적을 달성하기 위해 여러 가지 목표를 정하고 그 목표들을 효과적으로 달성하기 위해서 계획을 수립합니다. 따라서 무엇보다도 먼저 계획수립은 조직의 목적과 목표를 달성하는 데 공헌하는 측면에서 이루어져야 합니다.
관리직능의 최우선성
계획수립은 관리직능, 즉 계획수립, 조직화, 지휘 및 통제에 있어 다른 관리직능에 우선적으로 선행해야 하는 직능입니다. 계획수립은 조직의 집단노력의 방향을 제시해 주는 목표를 수립하는 것이 우선되어야 하기 때문에 다른 직능에 앞서 수행되어야 할 직능입니다.
목표의 결정과 목표를 달성하는 방법을 선택하기 위해서는 어떤 조직구조로 설계를 하고, 그 조직부문에 어떤 인적자원이 요구되며, 어떤 통제방법을 적용해야 하는가를 알기 위해서는 계획을 수립해야 합니다. 계획과 통제는 불가분의 관계를 가지고 있으며, 계획수립이 통제는 무의미합니다. 왜냐하면 조직의 목표가 어디로 가고자 하는지 알지 못하면 목표가 지향하는 방향으로 가고 있는지를 확인해 줄 길이 없기 때문입니다.
계획수립의 보편성
계획수립업무는 그 성격과 범위는 다르지만 최고경영자인 사장에서부터 일선감독자에 이르기까지 모든 경영자가 수행하는 일반성을 가지고 있습니다. 어떤 관리자는 그가 조직에서 부여받은 권한이나 지위에 의해 다른 관리자보다 중요하고 많은 계획을 수립하는 경우도 있고 그렇지 못한 경우도 있을 수 있습니다. 각 경영자계층에 따라 최고경영자는 기업의 장기목표를 달성하기 위해 전략적인 계획을 수립하고 그 밖에 중간관리층과 하부관리층에서는 그들 차원에서 상위 경영층이 대체적으로 설정한 방침에 따라 조직의 전체목표에 부합되는 계획을 수립해야 합니다.
계획의 효율성
계획을 수립하는 데에는 인력, 시간, 회의 등 많은 비용이 소요됩니다. 이와 같이 계획을 작성하고 수립하는 데 소요된 비용과 수립된 계획이 기업의 목표달성에 어느 정도 공헌하였는가를 비교하여 평가되어야 합니다. 계획수립은 그 범위가 넓거나 좁건 최소의 비용으로 목표를 달성할 수 있도록 효율성이 있어야 합니다. 어떤 계획은 목표달성을 위해 합리적인 비용으로 수립이 가능하지만 때로는 불필요한 비용만 과다하게 소요되고 목표달성에는 공헌도가 적은 계획수립이 되는 경우도 있습니다.
계획의 차원
계획은 아래와 같은 네 가지 차원을 고려하여 수립되어야 합니다.
1. 적용기간 : 계획이 적용되는 기간.
2. 적용범위 : 계획을 적용하는 조직부문의 규모와 영역.
3. 사용빈도 : 계획을 적용하는 횟수.
4. 계층별 계획 : 경영자 계층별 수립하는 계획.
적용기간
계획을 적용하는 기간에 따라 일반적으로 아래와 같이 분류하고 있습니다.
1. 단기계획 : 1년 또는 그 이하
2. 중기계획 : 1년 ~ 5년
3. 장기계획 : 5년 또는 그 이상
계획의 적용기간을 이와 같이 일정한 기간에 따라 엄격히 구분하여 계획을 수립하기는 어려우며, 조직이 달성해야 할 목표의 특성이나 기업환경에 따라서 신축성 있게 계획기간을 적용하고 있습니다.
적용범위
계획수립에 있어 적용범위는 계획이 적용되는 조직부문의 규모나 영역을 의미합니다. 계획수립의 범위는 조직의 목표를 달성하기 위하여 어떠한 전략과 자원이 요구되는가를 결정하는 기준이 됩니다. 전략적 계획의 범위는 조직전체를 포괄하는 장기적인 방침이나 방향이 설정되지만 운영계획은 조직단위 부서별, 즉, 생산, 인사, 재무, 마케팅 등의 부문별 범위로 제한되어 있는 것이 일반적입니다.
사용빈도
계획은 수립된 계획이 이용되는 빈도나 반복성에 따라 일시적 계획과, 지속적 계획으로 구분할 수 있습니다. 일시적 계획은 기업경영에 있어 일상적인 문제가 아닌 특별한 상황으로 문제가 발생하였거나 문제가 발생될 것으로 예측되었을 때 이러한 비일상적인 문제를 해결하기 위해 특정한 프로젝트나 문제해결을 위하여 수립되는 계획이나 각 연도에 따라 특별히 편성되는 예산 등이 이에 해당됩니다.
지속적 계획은 수립된 계획이 기업경영이 일상적이고 정규적으로 이용되는 계획으로 기업운영의 방침, 절차, 규칙 등 기업의 목표를 달성하기 위해 지속적이고 반복적으로 이용되는 계획입니다.
경영자 계층별 계획
경영자의 계층에 따라 다른 유형의 계획이 수립됩니다. 최고경영층은 조직전체의 목표를 달성하기 위한 전 부문이 참여하는 지속적 계획으로 장기간 적용되는 전략적 계획수립을 주로 하고, 중간관리층은 하위부문의 기능적 또는 부문적업무를 수행하기 위한 중기 또는 단기 계획수립을 하는 것이 일반적이며 하부감독층은 중간관리층과 최고경영층의 방침에 따라 해당부서의 단기적인 목표를 달성하기 위한 단기계획수립을 하고 있습니다.