일반적으로 이해되고 있는 바의 경영정보시스템의 정의는 조직에서의 업무수행, 관리 그리고 의사결정기능을 지원하기 위한 정보를 제공하는 통합된 사용자, 기계시스템입니다.
경영정보시스템의 의미
이 시스템은 컴퓨터 하드웨어 및 소프트웨어, 수작업절차, 분석, 계획, 통제 그리고 의사결정을 위한 모델, 데이터베이스 등을 MIS (management information system)가 통합된 시스템이라는 사실은 MIS가 단일체구조물임을 의미하지는 않습니다. 오히려 이것은 부분들이 전체적인 설계에 맞아 들어감을 의미합니다.
경영정보시스템의 구조
경영정보시스템은 피라미드구조로 설명되어 왔습니다. 거래처리, 상황조회 등을 위한 정보로 구성된 최하층, 일상의 운영과 통제를 지원하는 정보자원으로 구성된 두번째 층, 경영통제를 위한 전술적 계획과 의사결정에 도움을 주는 정보시스템자원으로 구성된 세번째 층, 그리고 최고경영자의 전략계획과 정책을 지원하기 위한 정보자원으로 구성된 최상층으로 이루어져 있습니다. 각 정보처리 수준은 더 낮은 수준에 의해 제시된 데이터를 이용합니다. 그러나 새로운 데이터도 도입됩니다. 예를 들면, 경영과 의사결정을 지원하기 위한 일부정보를 거래처리를 위해 획득된 데이터에 의해 제공되며, 반면에 일부는 조직외부적 활동에 대한 새로운 데이터일 수도 있습니다.
MIS의 하위시스템
MIS는 하위시스템의 연합을 의미하는 광범위한 개념으로 소개되었습니다. MIS의 하위시스템을 정의하는 2가지 접근법은 하위시스템들이 지원하는 조직기능에 따르는 것과 하위시스템들이 사용되는 관리활동에 따라는 것입니다.
조직의 기능은 활동측면에서 어느 정도 분리될 수 있고, 관리상 별도의 책임들로 정의되기 때문에 MIS는 각 주요 조직기능마다 하나의 정보시스템을 갖는 정보시스템의 연합으로 볼 수 있습니다. 하나 이상의 하위시스템이 사용하는 공동 정보시스템이 있을 수 있습니다. 그러나 각 기능시스템은 각각 독특한 절차, 프로그램, 모델 등을 가지고 있습니다.
정보시스템의 운영요소
만일 어떤 사람이 조직의 정보시스템을 보여 달라는 요청을 받았다면, 그는 아마도 경영정보시스템의 물리적 요소를 보여주었을 것입니다. 이와 같은 물리적 요소가 무엇을 하는지에 대한 질문은 처리기능 혹은 사용자를 위한 출력의 측면에서 답해져야 합니다.
조직정보시스템에서 필요로 하는 물리적 구성요소는 하드웨어, 소프트웨어, 데이터 베이스, 절차 그리고 운영요원입니다.
하드웨어는 물리적인 컴퓨터장비와 관련장치를 의미하며, 이는 입력, 출력, 데이터와 프로그램을 위한 보조기억장치, 중앙 처리기(계산, 통제, 그리고 주기억장치), 커뮤니케이션의 5가지 주요 기능을 제공해야 합니다.
소프트웨어는 하드웨어의 작동을 지시하는 명령어를 가리키는 광범위한 용어입니다. 소프트웨어는 2가지 주요 유형으로 분류할 수 있는데 이들은 시스템 소프트웨어와 응용 소프트웨어입니다.
데이터베이스는 응용 소프트웨어가 사용하는 모든 데이터를 갖습니다. 일반의 개별적으로 저장된 데이터는 종종 파일(file)이라고 불립니다. 저장된 데이터의 실체는 보조기억장치로 사용되는 물리적 저장매체에 의해 증명됩니다.
공식적인 운영절차는 물리적인 구성요소입니다. 왜냐하면 이것은 매뉴얼 혹은 지시책자와 같은 물리적인 형태로 존재하기 때문입니다. 요구되는 3가지 주요 절차는 다음과 같습니다.
첫 번째 사용자지시(응용사용자가 데이터를 기록하고 데이터를 입력 또는 검색하기 위해 단말기를 사용하고, 작업결과를 사용하기 위하여), 두 번째 데이터준비요원에 의한 입력 준비 지시, 세 번째 컴퓨터 조작요원을 위한 운영지시입니다
물리적 구성요소로 정보시스템을 설명하게 되면, 하드웨어의 구성에 대한 설명이 하드웨어가 왜 그런 식으로 구성되어 있는지를 설명하지 못하는 것처럼, 시스템이 무엇을 하는지 설명하지 못합니다. 정보시스템을 설명하는 또 하나의 방식은 처리 기능으로 설명하는 것이며, 주요 처리기능은 다음과 같습니다.
1. 거래처리 : 거래는 구매, 판매 혹은 제품생산과 같은 활동입니다.
2. 마스터파일의 유지 : 많은 처리활동에는 조직의 실체에 대해 비교적 영구적이고 역사적인 데이터를 저장하는 마스터파일을 만들고 유지하는 것이 필요합니다.
3. 보고서 작성 : 보고서는 정보시스템의 중요산물입니다. 계획된 보고서는 정기적으로 작성됩니다. 정보시스템은 또한 특수한 요청에 대해 신속하게 특수보고서를 만들 수 있습니다.
4. 조회처리 : 정보시스템의 또 다른 출력은 데이터베이스를 사용하여 조회에 응답하는 것입니다.
5. 상호대화지원 응용처리 : 정보시스템은 계획수립, 분석, 의사결정시스템을 지원하기 위한 응용을 갖습니다. 컴퓨터는 계획수립모델, 기타 등에 기초하여 처리를 수행합니다.
경영정보시스템사용자는 입력을 제공하고 출력을 받습니다. 따라서 정보시스템에 대한 사용자의 평가는 입력의 용이성에도 다소 의존하나 주로 사용자가 쓸 수 있는 출력의 유용성에 기초합니다. 즉, 출력은 정보시스템을 설명하는 한 방법이 됩니다. 출력은 5가지 주요 형태로 분류 욀 수 있습니다.
1. 거래서류 혹은 화면
2. 사전계획된 보고서
3. 사전계획된 조회응답
4. 특수보고서와 조회응답
5. 사용자, 기계대화의 결과